Bakgrunn

Bakgrunn for arkivplanen er at alle offentlige organ til enhver tid skal ha en ajourført arkivplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer, mv. som gjelder for arkivarbeidet, jf. arkivforskriften § 4.

Planen skal i tillegg dokumentere aktive og avsluttede elektroniske registre og databaser, arkivserier, kassasjonsregler med oppbevaringsfrister og rutiner for bevaring og kassasjon.

I riksarkivarens forskrift § 1-1 om arkivplan er det ett minste krav til arkivplanen sitt innhold.

Den øverste ledelsen i kommunen har ansvaret for at arkivarbeidet blir omfatta av virksomhetens internkontroll, jf. arkivforskriften §4. I Gran kommune er dette en del av ansvaret som er lagt til rådmannen.

Formål

Formålet med arkivplanen er at den skal være ett viktig internt arbeidsredskap og styringsverktøy i arbeidet med internkontroll og kvalitet for arkivdanning og arkivforvaltning i Gran kommune

Arkivplanen gjelder for hele den kommunale virksomheten og gir bindende retningslinjer for håndtering av all informasjon og dokumentasjon i Gran kommune.

Arkivplanen er under kontinuerlig oppdatering og periodiseres ved behov